Pero también de los recursos materiales y los puestos y horarios de trabajo. La era digital implica cambios importantes, que se han visto propiciados por la Covid-19.

Si bien las oficinas todavía son importantes, ya no es un requisito obligatorio que los empleados tengan que estar físicamente en el lugar de trabajo para desempeñar su actividad. Al menos, en un gran número de puestos de trabajo. Existe una tendencia hacia las plantillas híbridas, donde una parte de la plantilla trabaja a distancia y la otra en las instalaciones de la compañía. También hay una transformación en los turnos de trabajo y la gestión de los recursos financieros asociados a los espacios de trabajo.

Muchos Departamentos de Recursos Humanos están tratando de gestionar los desafíos de esta transformación. Los espacios de trabajo en la empresa deben gestionarse de manera eficaz para que puedan resultar productivos y ajustarse a los objetivos de la empresa en un entorno digital.

Tendencias en los espacios de trabajo

Existen numerosos desafíos a los que la empresa debe hacer frente. No todas las organizaciones estaban diseñadas para facilitar el trabajo remoto. Ahora es imprescindible adaptarse.

Smart Office

Es necesario avanzar hacia oficinas inteligentes. Los empleados deben poder desarrollar sus tareas desde cualquier parte, con el hardware y software adecuado. El Departamento de Recursos Humanos debe por tanto gestionar los recursos de la empresa para facilitar el trabajo remoto, dándole un mayor peso a la nube y reduciendo la dependencia de los puestos de trabajo físicos.

Hacia el trabajo por objetivos y jornadas flexibles

La digitalización y la transformación de los espacios de trabajo afecta también a la gestión del tiempo. Se busca acabar con el exceso de presentismo, ya que encontrarse en la oficina no es lo mismo que ser productivo.

Tampoco cumplir con un número de días y horas de trabajo determinadas. En este sentido, muchas empresas apuestan por el trabajo por objetivos y la flexibilidad horaria, lo que ayuda a potenciar el bienestar de los empleados a la vez que la productividad. Los empleados podrán elegir si desean trabajar desde casa o en la oficina, durante cuántos días y en qué horarios. Lo esencial será el cumplimiento de objetivos.

Una mejor gestión de los recursos

Otro de los elementos fundamentales de la gestión de los espacios de trabajo es adaptar los recursos disponibles. Las plantillas híbridas no usan las oficinas durante tantas horas, por lo que hay más puestos de trabajo vacíos. Para desarrollar una organización eficaz, es necesario hacer una mejor gestión de los turnos y horarios de trabajo, así como de los espacios disponibles. Soluciones como ZWorkSpace se han llevado a cabo con esa intención.

Es preciso recordar también la obligación de ajustarse a la normativa de la Ley de Teletrabajo. Los empleados deben poder disponer de recursos de hardware (smartphone, portátil) y conexión a Internet para poder desarrollar sus tareas a distancia.

Una mayor transparencia en la gestión de los datos

Seguridad y transparencia son las dos palabras clave que deben acompañar a las transformaciones de las plantillas. El Departamento de Recursos Humanos debe usar canales de comunicación eficaces y digitales para poner a disposición del empleado la información que necesite. Es vital disponer de un Portal del Empleado que permita atender a las notificaciones y acceder a sus documentos.

Gestión eficaz de la productividad

Uno de los elementos clave de la transformación del espacio de trabajo en la empresa es la medición de la productividad de los empleados. Gestionar las plantillas requiere de sistemas que ayuden a evaluar y formar eficazmente al empleado, con soluciones como Zucchetti HR, que permite una planificación completa de la jornada de trabajo, control de fichajes, gestión de partes de trabajo y sistemas para la formación y evaluación del empleado.

Fábricas inteligentes

No sólo cambian las oficinas. También las plantas de producción están experimentando notables cambios por el impacto tecnológico. Existen nuevos avances tecnológicos como el Internet de las Cosas que a través de los dispositivos IoT permite hacer una captura más rápida, precisa y eficaz de los datos, que pasan a formar parte del registro de la empresa y permiten obtener conocimiento clave para la toma de decisiones.

Otros avances como la robótica industrial han contribuido a la automatización de numerosos procesos en las fábricas, hasta el punto de que hoy hablamos cada vez más de fábricas inteligentes. Es posible monitorizar y gestionar tareas en las fábricas sin que sea necesaria la presencia de un operario para el desarrollo de las tareas manuales.

Desde este enfoque, adquiere una gran importancia el papel del Departamento de Recursos Humanos. La transformación de los espacios de trabajo implica el desafío de trabajar en la mejora de la eficiencia de costes, la adaptación al Smart Working y la construcción de procesos de automatización que ayuden a lograr maximizar la rentabilidad y competitividad de las empresas.