¿Llevas una gestión adecuada de las dietas y los gastos de viajes en tu empresa? ¿Qué presencia tienen en la cuenta de resultados? ¿Hasta qué punto se planifican los viajes para ahorrar costes? ¿Qué política se sigue a la hora de aprobar los gastos que vayan a llevar a cabo directivos, responsables de departamento y empleados?

Teniendo en cuenta que son gastos en muchos casos deducibles, pero que en cualquier caso van a tener una incidencia en la tesorería, es esencial que seamos capaces de optimizar la gestión de gastos y viajes al máximo para que estén alineados con nuestros objetivos a corto y largo plazo.

Beneficios de llevar una gestión de gastos y viajes de trabajo

Hay dos formas en las que el Departamento de Recursos Humanos puede actuar ante la gestión de gastos y viajes. De manera proactiva y de forma reactiva.

Si realizamos una gestión de gastos y viajes de trabajo proactiva, apostaremos por realizar una buena planificación de viaje, optimizar los costes y llevar una política de aprobación de gastos que no acepte cualquier opción.

En cambio, si nos limitamos a actuar de forma reactiva, nos encontraremos todos los meses con una serie de sobrecostes, gastos imprevistos, incluso la posibilidad de fraudes con cargo a la empresa, debido a una evidente falta de planificación.

Con lo cual, actividades que podrían haber producido resultados muy positivos, como asistencia a eventos, ferias y actividades del sector, incluso viajes a otras ciudades y países en las empresas de vocación internacional, pueden quedar distorsionadas por el descontrol de los gastos, o incluso, la falta de coordinación con el Departamento de Contabilidad para su deducción.

Un Departamento de Recursos Humanos debe también trabajar en este área, buscando una óptima gestión de gastos y viajes de trabajo, con el control y monitorización eficiente de los mismos. A través del portal del empleado, se puede llevar una relación de los gastos que ha realizado cada miembro de la organización, pudiendo también así gestionar los tickets y facturas de compra y disponer de un canal de comunicación adecuado para la solicitud de gastos.

Desde otro punto de vista, la falta de planificación de gastos laborales implica también que, en ocasiones por problemas de comunicación internos, no se lleven a cabo gastos y viajes de gran importancia para la empresa, generando así oportunidades perdidas y problemas de competitividad, cuando no fallos imperdonables que afecten a la imagen de marca.

¿Está tu empresa llevando una adecuada gestión de gastos y viajes? Nunca olvides que todos los costes de tu empresa deben ir orientados a la mejora y potenciación de tu negocio.